Отдел обработки и анализа информации должен выполнять следующие функции [3]:

принимать первичные документы для обработки, осуществлять контроль правильности и полноты их заполнения, а также подготавливать эту информацию к дальнейшей обработке на электронных носителях;

с помощью персональных компьютеров обрабатывать информацию, т.е. выполнять работы по формированию, сортировке и систематизации информации;

проводить анализ результатов обработки информации и передавать материалы руководству для принятия конкретных мер и разработки специальных мероприятий по совершенствованию работы инженерно-технической службы;

вести в путевых листах автобусов учет цепочки пробега, отмечать случаи замен основных агрегатов (двигателя, коробки передач, мостов и др.) при ремонте и отдельно учитывать их пробеги, на основании фактических пробегов планировать постановку автобусов на техническое обслуживание и диагностику.

По указанию центра управления производством комплексом подготовки производства (ПП) должно проводиться обеспечение комплексов технического обслуживания, текущего ремонта и диагностирования запасными частями и материалами. С помощью средств связи непосредственно диспетчером центра управления производством должно проводиться оперативное руководство комплексом подготовки производства.

Планирование постановки автомобилей на ТО должно производиться отделом обработки и анализа информации или инженером производственно-технического отдела по фактическому побегу, который отражен в лицевой карточке автомобиля. На основании данных лицевых карточек автомобиле, скорректированной нормативной периодичности и расчетной суточной программы технического обслуживания отдел обработки и анализа информации составляет план-отчет ТО в нескольких экземплярах, которые передает механику контрольно-технического пункта и бригадиру участка ТО перед началом смены (вместе с комплектом бланков диагностических карт). В процессе проведения регламентных работ ТО бригадир заполняет диагностическую карту и по окончании работ делает отметку в плане-отчете ТО и ставит подпись в диагностической карте [3].

Если в процессе выполнения работ по техническому обслуживанию или работ по диагностике выявляются какие-либо неисправности работы систем автобуса, устранение которых не предусмотрено технологией ТО и утвержденным перечнем сопутствующих работ, то бригадир должен выписать ремонтный листок и передается в отдел оперативного управления ЦУП.

Диспетчер отдела оперативного управления должен принимать меры для организации технологической подготовки работ, которые указаны в ремонтном листке. Задание на выполнение необходимых работ дается специализированной бригаде комплекса ТР. Весь комплект заполненных и подписанных документов бригадир ТО в конце смены передает в ООАИ для дальнейшей обработки и анализа.

Быстрое и качественное внедрение системы централизованного управления производством ТО и ремонта в ООО "Ивавтотранс" возможно при упрощении и совершенствовании документооборота. Совершенствование документооборота на предприятии должно проводиться за счет внедрения новых информационных систем. Для этого необходимо полностью автоматизировать процесс поиска, передачи, формирования и хранения вторичных документов. Требуется сохранить минимальный набор нормативно-справочных и первичных документов, подлежащих вводу в ЭВМ.

База данных является основой любой информационной системы. Доступ к базе данных персонал может получить через пакет прикладных программ или автоматизированные рабочие места (АРМ).

Внедрение на предприятии информационных систем должно проводиться в определенной последовательности. Все рабочие места должны быть связаны на информационном уровне и "подпитывать" друг друга определенными данными.

На первой стадии должны запускаться рабочие места, обеспечивающие систему нормативно-справочной информацией, на второй - текущей первичной информацией, и на третьей - формирующие выходные процессы.