Исполнение обязательства, связанного с предоставлением грузоотправителем, с одной стороны, заявки на перевозку груза и принятием заявки железной дорогой, с другой, влекут за собой обязательства грузоотправителя предъявить груз к перевозке вместе с накладной, а также обязательства железной дороги принять этот груз для перевозки до определенной станции назначения и выдать груз его получателю.

Принятие железной дорогой от грузоотправителя накладной вместе с грузом удостоверяет заключение конкретного договора перевозки. По этому договору у железной дороги возникает обязательство перевезти груз своевременно и в сохранности на станцию назначения и выдать его грузополучателю, указанному в накладной. У грузоотправителя возникает обязательство уплатить железной дороге, установленную провозную плату за перевозку груза.

В договорные отношения между грузоотправителем и железной дорогой вступает грузополучатель в качестве третьего лица. Устав предоставляет ему право требовать выдачи груза или переадресовки груза и обязывает грузополучателя уплатить платежи, причитающиеся железной дороге, и получить груз. В отдельных случаях грузоотправитель и грузополучатель могут совпадать в одном лице.

На перевозку грузов заполняется комплект транспортных перевозочных документов, состоящий из транспортной железнодорожной накладной (ТЖДН), дорожной ведомости, корешка дорожной ведомости и квитанции приема груза к перевозке. На железнодорожном транспорте уже давно используется принцип сопроизводимой матрицы при заполнении документов методом однократной записи на базе проформы накладной.

Накладная сопровождает груз на всем пути его следования. Железная дорога обязана выдать накладную вместе с грузом. С правовой точки зрения, прием накладной вместе с грузом является фактом признания железной дорогой накладной в качестве доказательства договора перевозки; передача накладной вместе с грузом грузополучателю подтверждает факт передачи ему прав, которые создаются для него и предоставляются ему по договору перевозки, заключенному между грузоотправителем и железной дорогой.

Дорожная ведомость является перевозочным документом. Она следует с грузом и является документом, на основании которого проводятся расчеты между железными дорогами по провозной плате; расчеты по провозной плате с грузополучателем, по штрафам за просрочку доставки груза железном дорогой и по другим сборам. Дорожная ведомость с распиской в ней грузополучателя в получении груза является документом, удостоверяющим, что договор перевозки железной дорогой выполнен.

Оформление перевозки дорожной ведомостью имеет практическое значение для определения даты суток, в которые была произведена погрузка контейнеров.

В удостоверение приема груза к перевозке на основании накладной грузоотправителю выдается грузовая квитанция. Для него она является доказательством факта заключения договора перевозки и наличие определенных прав, возникающих из этого договора. Имея на руках грузовую квитанцию, грузополучатель может узнать на станции назначения о прибытии груза, предъявить ее для получения груза. Если у грузополучателя, указанного в накладной, нет квитанции, железная дорога обязана выдать ему груз, поскольку все отправки именные. Отправка груза на предъявителя не допускается. Грузовая квитанция дает право на предъявление претензии к железной дороге на не сохранность груза, право на указание о переадресовке груза.

В подтверждение приема груза для перевозки железная дорога обязана проставить на ТЖДН календарный штемпель станции отправления. Квитанция о приеме груза выдается грузоотправителю под роспись в соответствующей графе корешка дорожной ведомости.