Вместе с накладной грузоотправитель должен обязательно предъявить документы, предусмотренные Правилами перевозок грузов для соблюдения санитарных, ветеринарных или других административных правил. При непредставлении документов станция обязана отказать в приеме груза к перевозке.

На отдельные виды перевозок (маршрутные, контейнерные отправки, опасные грузы) предусмотрено составление специализированных накладных, учитывающих особенности таких перевозок.

Значение накладной состоит в том, что заключившие договор стороны - железная дорога и грузоотправитель приняли на себя обязанность и ответственность за выполнение требования Устава, условий прямых международных сообщений и Правил перевозок грузов, обеспечивающих сохранную и своевременную доставку груза.

Сведения, подлежащие включению в накладную, должны быть внесены грузоотправителем в соответствующие графы на пишущей машинке, причем никакие подчистки и помарки в накладной не допускаются.

Изменение сведений, внесенных в накладную железной дорогой, заверяется подписью и штемпелем станции. Правила заполнения накладной и комплекта перевозочных документов содержатся в Правилах перевозок грузов. Их требуется неуклонно соблюдать.

Отсутствие в накладной каких-либо сведений, предусмотренных проформой накладной, не может служить поводом к признанию ее недействительной, поскольку она принята дорогой вместе с предоставленным грузом.

Станция отправления должна удостовериться в том, что накладная подписана лицом, уполномоченным на это (наличие служебного удостоверения компании, организации и т.д., наличие доверенности у экспедитора).

Железная дорога имеет право, но не обязана проверять правильность сведений, указанных грузоотправителем в накладной. Устав предоставляет право железной дороге проверять данные накладной, и после заключения договора перевозки в отношении, как наименования груза, так и его количества. Сведения, содержащиеся в накладной, поскольку она подписывается грузоотправителем, считаются для железной дороги достоверными при выдаче груза грузополучателю.

Международные правила транспортной экспедиции (например, регламентации ФИАТА) также предусматривают строгие санкции к клиентуре в связи с неправильной, недостаточной информацией о свойствах грузов вплоть до возложения на нее ответственности за все ущербы (порчу) грузу и средствам транспорта.